Artículo: 99.99% – La disciplina en la toma de inventario

por: Richard Zamora, Ejecutivo sénior en Logística-Operaciones y docente universitario

La rutina regular del año:
1. Si el tamaño de tu inventario lo permite, procede a realizar un inventario general por día; caso contrario, establece una toma de inventario aleatoria (definiendo el Paretto por valoración y rotación).
3. Es necesario validar que los inventarios aleatorios, que se estén ejecutando, cuenten con un archivo de registros, quizás de los últimos tres meses.
4. Nuestro % ERI (Exactitud de Registro de Inventario) debe mostrar la gestión del Jefe/Gerente de Almacenes y, en base a esto, se sustentará alguna diferencia que se registre.
5. Realiza la valoración de las diferencias de inventario y compáralas con el valor de inventario promedio del almacén. No es lo mismo 0.01% de diferencia de
S/1 millón que 0.01% de S/20 millones.

Algunas lecciones aprendidas por la experiencia:
1. La toma de inventario en la operación, debe ser una tarea no negociable. Esto demanda disciplina y decisión gerencial.
2. El control del inventario y de los flujos de la operación de un almacén representan un 50%/50% de la responsabilidad que tiene cada miembro del equipo.
3. Si el almacén dispone de un sistema WMS, la toma de inventario de “ubicaciones vacías”, debe darse de forma disciplinada a la par del inventario de paletas incompletas o saldos.
4. Suponer que las paletas “completas” lo están, puede ser un grave error.
5. El producto que más se pierde es el que menos se mueve y quizás, por ello, no estén en el “radar” del inventario aleatorio.
6. Camina, camina y camina, así el mismo personal, propio o tercerizado, te informará sobre eventos –que tendrás que validar– sobre “robos sistemáticos” que se está registrando en el almacén.
7. Ante la falta de toma de un inventario regular, el sistema se debilita y puede ser vulnerable a errores fortuitos o dolosos.
8. Un %ERI al 100% es, posiblemente, una forma de mostrar que se están realizando algunas malas prácticas.
Por ejemplo:
i) Buscar reponer stock con el área de producción sin registrarlo en el sistema contable;
ii) Despachar en menores cantidades a algunos clientes/almacenes sucursales y no reconocer esa diferencia; y
iii) Registrar algunas facturaciones excesivas a los transportistas por diferencias en el despacho.
9. La implementación de un sistema de cámaras dentro del almacén es un importante apoyo en función a su grado de resolución. Así, en algunas ocasiones, se puede evidenciar comportamientos inapropiados de algunos miembros del equipo (en la mayoría de veces son grupos reducidos).
10. Si logras un ERI del 99.7%, aún sigue considerando el indicador en la “Big Picture” de la gestión (Caso contrario, el sistema puede tender al caos).

Refuerzo de tareas a la par del crecimiento de operaciones. Toda vez que la labor del almacén se incrementa, la sugerencia es proceder a reforzar las tareas de toma de inventario,
por ejemplo:
1. Tomar el inventario general cada domingo, si ese fuese el día de “descanso” del almacén.
2. Se debe realizar el “corte documentario y de stock” identificando el inventario que está en proceso de fabricación y/o en tránsito para así evitar una lectura
incorrecta.
3. Antes de iniciar las labores de inventario, el almacén debe estar ordenado y con pasillos despejados para evitar:
i) errores en la toma y
ii) la extensión de la tarea.
4. El responsable, debe balancear la carga de trabajo permitiendo, en función a la cantidad de stock, realizar dos veces la toma de inventario por cada jornada.
5. Es posible que la primera toma de inventario sea desarrollada por el almacenero asignado (por lo regular) a dicha zona con el objetivo de “afinar” el ordenamiento de la mercadería; mientras que la segunda toma del día sería desarrollado por un almacenero que tiene otras responsabilidades para que se pueda cruzar información.
6. Al final de la toma de inventario se debe presentar el %ERI y hay que registrar las diferencias para revisarlas y cotejarlas con el conteo de inventario diario.
7. Si el sistema de toma de inventario se da con “papel y lápiz”, se sugiere que cada almacenero presente su hoja de inventario con los registros “garabateados” porque es un posible signo de que su labor se realizó concienzudamente.
8. El responsable –del inventario de determinado día– debe realizar un muestreo del 5% aproximadamente de los productos, siempre sujeto a la cantidad de stock del almacén. Para ello, se puede considerar los productos de mayor valor, y los de mayor y menor rotación.
9. Con el fin de sustentar el inventario aleatorio, por parte del responsable, se debe registrar la evidencia del mismo.
10. El uso de las TI (tecnologías de la información) para la toma de inventario puede ser un gran apoyo.
Si tu almacén dispone de un sistema WMS, esto facilita la toma de inventario; sin embargo, es necesario revisar “los ajustes de inventario” que se generan día a día.
11. Hay que registrar la toma de inventario con la firma de los responsables y si lo has hecho, ponlo por escrito.
12. En el siguiente domingo (o el día de descanso de los flujos) se recomienda que sea otro grupo de inventariadores para así validar los registros de la toma de inventario.
13. Si el almacén está dividido por sectores y zonas de almacenaje por tipo de producto y así, hay que asignar almaceneros a cada una de ellas.
Sugiero, de igual forma, que para las tomas del inventario dominical se asigne a otro almacenero, evitando así que haya alguien que sea “juez y parte” en el proceso.
Bajo este enfoque es muy probable que el ERI arroje un resultado de 99.99%, recuerda que alcanzar el 100% es probablemente una utopía.