Artículo: ¿Cómo implementar exitosamente un WMS?

por: Gustavo Castro – Director Región Sur de CYGNUS LATINOAMÉRICA

Introducción

Actualmente en el “Mundo WMS” es frecuente encontrar implementaciones que no cumplen con las expectativas de las empresas, así como proyectos con demoras, sobrecostos, y que incluso nunca llegan a ponerse en marcha.

Para poder implementar exitosamente un WMS conviene entonces preguntarse: ¿qué dificultades podemos encontrar en una implementación de este tipo de sistemas?

Comprendiendo las dificultades

Al revisar las dificultades que se observan en un Proyecto WMS, podemos agruparlas en tres categorías: dificultades con el software, dificultades en la gestión de proyectos, y las relacionadas con el proveedor y/o el cliente.

Las dificultades asociadas al software incluyen:

• Desarrollos a medida;
• Software no parametrizable;
• Incompatibilidad de complejidad entre la operación y el software;
• Deficiente Integración con el ERP y otros sistemas; y
• Pedirle al WMS funcionalidad de otros sistemas.

Respecto a las dificultades asociadas a la Gestión de Proyectos, podemos encontrar:

• Falta de Metodología;
• Ausencia de Project Manager;
• Ausencia de la Dirección; y
• Falta de Recursos.

Y por último entre las dificultades relacionadas con el Proveedor/Cliente se incluyen:

• Plazos incumplibles;
• Promesas incumplidas;
• Problemas en la transferencia del conocimiento;
• Inexperiencia del Proveedor; y
• Desconocimiento de la industria.

Dificultades con el software

La industria del WMS ofrece actualmente productos consolidados y robustos

A pesar de esto todavía es frecuente observar desarrollos a medida en el mundo WMS, lo cual amplía el desafío a tres grandes aspectos: desarrollar, testear y ajustar, e implementar.

En ciertos casos el software no es realmente parametrizable (hardcoding) y se parte de un desarrollo ‘core’ el cual se adapta a medida del cliente, observando en muchos casos escasa flexibilidad para adaptarse a las peculiaridades propias de cada industria u organización.

Esto trae aparejado el aumento del riesgo de demoras y sobrecostos en el proyecto, a causa de funcionalidades no soportadas por el producto, especialmente las nuevas funcionalidades, o las que fueron deficientemente evaluadas.

Incompatibilidad de complejidad entre la operación y el software

En operaciones complejas y de envergadura, las funcionalidades del software pueden ser insuficientes y/o la complejidad de los procesos no puede ser soportada por el WMS, conllevando a la necesidad de desarrollos extra o a la inviabilidad del proyecto. En estos casos, las características técnicas del software pueden no soportar el volumen de la operación (cantidad de usuarios, cantidad de transacciones, etc.), o el WMS puede ser incapaz de acompañar el crecimiento previsto para la operación.

El caso opuesto se da cuando la envergadura del software resulta sobredimensionada en relación a la complejidad de la operación. Cuando esto sucede la inversión termina resultando muy elevada en relación al volumen de la operación, obteniendo un bajo ROI. Asimismo en estos casos los tiempos de proyecto suelen resultar demasiado extensos (parametrización) debido a los requisitos de configuración del WMS. La cantidad y dedicación de recursos internos requeridos a la empresa es excesiva para las posibilidades reales. Y en algunos casos más extremos, ciertos procesos resultantes pueden resultar más complejos con WMS que sin WMS.

Deficiente Integración con otros sistemas

La integración del WMS con otros sistemas (ej. ERP) es un aspecto crítico en un proyecto de implementación WMS. Una integración deficiente puede conducir a la necesidad de escribir código, o incluso la integración puede resultar inviable técnicamente. Asimismo, el desarrollo de las interfaces puede ocasionar demoras y retrasos en el proyecto, como así también costos imprevistos y excesivos.

Pedirle al WMS funcionalidad de otros sistemas

Pedirle al WMS funcionalidad que debería ser provista por el ERP u otros sistemas, muchas veces complejiza las implementaciones, e incluso a veces termina resultando algo parecido a ‘pedirle peras al olmo’.

Dificultades en la Gestión del Proyecto WMS

Falta de Metodología

A veces hay una falta de ordenamiento adecuado de las tareas, tiempos, prioridades, etc. La falta de metodología puede traer aparejados distintos problemas:

• Falta de Visibilidad y Entendimiento del Proceso;
• Falta de liderazgo;
• Mala comunicación;
• Planeamiento deficiente;
• Conflictos de prioridades;
• Recursos no adecuados; y
• Problemas no manejados.

En cambio, la aplicación de una adecuada metodología de implementación de proyectos WMS permite identificar todas las tareas del proyecto y sus prioridades, definir roles y responsabilidades, asignar recursos suficientes, administrar el cambio, definir y capacitar adecuadamente al equipo de proyecto, a la vez que comunicar adecuadamente a todos los integrantes del proyecto.

Ausencia del Project Manager

La Ausencia de Líder de Proyecto impacta fundamentalmente en tres ejes: el Cronograma, el Entregable y los Costos, generando diversos problemas:

• Falta de priorización;
• Problemas de comunicación;
• Descoordinación del equipo de proyecto;
• Falta de seguimiento y control del cronograma;
• No hay control de los costos;
• Carencia de detección de riesgos; y
• Baja la calidad del ‘Entregable’.

Ausencia de Dirección

La ausencia de dirección se refiere a la falta compromiso de los altos mandos de la empresa con el proyecto de implementación WMS, y puede generar:

• Demoras o falta de definiciones claras (prioridades del proyecto, decisiones contrapuestas, falta de suministro de información necesaria al proveedor, etc.);
• Falta de asignación de los tiempos y/o recursos necesarios;
• Decisiones inadecuadas por falta de visibilidad del proceso completo;
• Indefiniciones a nivel de requerimientos, procesos existentes y nuevos procesos;
• Desmotivación del equipo de trabajo; y
• Resistencia al cambio.

Dificultades Proveedor / Cliente

Falta de Recursos

La falta de recursos puede deberse a que el proveedor no tiene los recursos suficientes que demanda el proyecto, y/o a que el personal del cliente que participa en el proyecto tiene que atender sus obligaciones habituales.

Promesas incumplidas

Muchas veces se observa que el proveedor, esforzándose por no perder la venta de un proyecto WMS o por inexperiencia, asume requerimientos incumplibles de plazos y/o promete funcionalidades no soportadas por el producto, lo cual deriva en la mayoría de los casos, en el fracaso parcial o total del proyecto.

Plazos incumplibles

En este caso, el fracaso puede tener su causa en requerimientos rígidos y no realistas respecto a los plazos de proyecto por parte del cliente. Otras veces el problema se origina en la visión cortoplacista del proveedor de “ganar la venta”, sin considerar los efectos nocivos que las promesas incumplidas provocarán a mediano y largo plazo: desconfianza del cliente, pérdida de la credibilidad, cambio de proveedor, pérdida de futuras ventas e impacto a largo plazo en la reputación personal del proveedor, corporativa y del producto.

Problemas en la transferencia del conocimiento

A veces el software es de alta calidad y la metodología es la correcta, pero alguno o varios de los perfiles asignados al equipo de proyecto, carece del conocimiento/know how necesario.

La falta de transferencia de conocimiento puede deberse a una capacitación deficiente, a la inexperiencia de los recursos asignados al proyecto, o a la carencia de documentación, entre otras causas. Muchas veces, el “experto” está “lejos” de la implementación y de las necesidades de la empresa.  Asimismo, variar la conformación de los equipos de proyecto durante el mismo muchas veces afecta drásticamente a la transferencia de conocimiento.

Inexperiencia del proveedor

La falta de experiencia del proveedor en implementación de proyectos WMS, trae aparejadas visiones simplistas que subestiman la complejidad y el esfuerzo, e impactan directamente en el éxito del Proyecto.

Un proveedor con experiencia es capaz de realizar una estimación más realista basándose en casos similares precedentes.

Desconocimiento de la Industria

El desconocimiento de la Industria del Cliente por parte del Proveedor impacta en tres aspectos fundamentales del proyecto WMS:

• Los Tiempos de proyecto, a partir de la fase inicial de análisis de requerimientos;
• Los Costos del proyecto, por requerir mayores tiempos y recursos en las distintas fases; y
• Aumento del riesgo de afectación a la operación por desconocimiento del negocio.

Por el contrario, el conocimiento y la experiencia del Proveedor en la industria específica del Cliente permite a los consultores iniciar el proyecto con una visión preliminar de los objetivos potenciales a brindar al Cliente, y las posibles soluciones a disponibles según los casos planteados. De esta manera se permite que el equipo de trabajo ponga mayor foco en la mejora y optimización de los procesos, objetivo central subyacente en toda implementación de WMS.

“Al revisar las dificultades que se observan en un Proyecto WMS, podemos agruparlas en tres categorías: dificultades con el software, dificultades en la gestión de proyectos, y las relacionadas con el proveedor y/o el cliente”

“La aplicación de una adecuada metodología de implementación de proyectos WMS permite identificar todas las tareas del proyecto y sus prioridades, definir roles y responsabilidades, asignar recursos suficientes, administrar el cambio, definir y capacitar adecuadamente al equipo de proyecto”