Artículo: Pasos previos para realizar un proyecto de centros de distribución

por: Yasmín Coveñas Arias – Consultora en  Supply Chain Management, Magister  en SCM Universidad  Pacifico

Los centros de distribución enfrentan diariamente las diversas realidades de cada uno de sus clientes y las de los clientes finales de los mismos, el reto es constante, el dinamismo obligatorio y el aprendizaje enriquecedor. En este marco tenemos a los clientes nuevos y potenciales, aquellos que recurren a un centro de distribución en busca de una solución efectiva y sobretodo confiable.

Una confianza que le brinde la tranquilidad suficiente para permitir al centro de distribución, no sólo administrar sus inventarios, sino custodiar la calidad de los mismos y entregar oportunamente sus pedidos. A su vez, ser -muchas veces- el rostro frente a sus clientes finales, ser “un nuevo socio” de su empresa y al mismo tiempo generar ahorros suficientes para que lo impulsen a emprender esta nueva aventura.

En este contexto los asesores de proyectos desarrollan soluciones personalizadas y proyectos a la medida de cada cliente-empresa. Para iniciar este proceso el primer paso (aunque parezca obvio) es que el asesor o proyectista debe conocer a fondo su empresa, todos los recursos que posee, todos los servicios que brinda, además conocer a profundidad el valor agregado que puede generar y sobre todo el potencial de la misma.

El segundo paso es conocer a su cliente, para esto debe prepararse antes de la primera visita, informarse del giro del negocio, ubicación, tamaño de la empresa, cantidad de empleados y facturación anual. En resumen, el asesor de proyectos debe tener un contexto claro de las posibles necesidades de su potencial cliente.

Luego el tercer paso; es presentarse puntualmente a la entrevista con el cliente, escuchar atentamente el servicio que requiere, el tipo de solución que busca y con la preparación previa realizar las preguntas que se ajusten a las posibles soluciones que le se le puede brindar (aunque aún no se debe aventurar a nombrarlas).

Esto hará más productiva la reunión; según la magnitud del tipo de servicio requerido, es muy recomendable solicitar un plazo para realizar un cuestionario ajustado a la realidad del tipo de servicio, comprometerse a una fecha de envío del cuestionario y cumplirla.

Dependiendo de la complejidad del cuestionario se debe decidir si se enviará o si será necesario acompañar al cliente a llenar el documento. El cuestionario debe incluir información vital para realizar la propuesta técnica y económica, por ejemplo el maestro de artículos, cubicaje, pedidos mínimos y máximos, promedio de ingresos, unidad de venta, etc. Con toda esta información recabada ya es momento de plantear una solución a medida, consistente y competitiva.

El desarrollo de la propuesta tiene muchos datos de entrada y debe estar basado en todos los posibles escenarios que se presentarían al momento de ejecutar las actividades por el área de operaciones, pues es responsabilidad del asesor o proyectista de CD que la propuesta sea viable y segura de ejecutar, así como la entrega “llave en mano” del proyecto, dando las pautas para la implementación de tal forma que se asegure el margen establecido en la propuesta económica.

Una variable no identificada a este nivel puede impactar en el costo del servicio y el margen esperado.

Esa misma propuesta debe ser competitiva en el mercado y sustentada presencialmente al cliente para que la propuesta de valor sea entendida en toda su magnitud, y no se muestre sólo como una cifra; cuando se trata de licitaciones con empresas multinacionales, en muchos casos no se podrá sustentar de manera presencial, es aquí donde un documento con una propuesta técnica clara, ágil y bien redactada es crucial para seguir en competencia y así nos encontremos más cerca de concretar el proyecto con nuestros clientes.

Como se puede ver, realizar un proyecto en centros de distribución, requiere de mucho conocimiento, criterio y visión de negocios. El resultado será obtener beneficios económicos para todos los involucrados.