Cuando se deterioran las relaciones entre Cliente y Contratista y nace la percepción de sentirse asaltado

By: Oscar Hernández
Nov.07, 2018
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por: Víctor Anyosa – Profesor Experto en Gerencia de Proyectos, Ingeniería y Contratos de la Universidad de Piura.

En un país minero como el peruano, es común ver que las operaciones mineras estén ejecutando nuevos proyectos ya sea para crear una nueva planta minera o para incrementar las capacidades de su planta existente o en general para mejorar sustancialmente sus operaciones. En este contexto las empresas mineras inician licitaciones para elegir a los contratistas que le brindaran los servicios de ingeniería y construcción de sus proyectos. Los cuales una vez elegidos inician la ejecución de sus servicios y es durante esta ejecución que se presentan variaciones en la  ingeniería, interferencias, problemas climáticos, en fin, varios factores que hacen que el contratista comience a presentar una serie de adicionales y reclamos que primero preocupan al Cliente pero que en muchos casos esta preocupación se transforma en un percepción de sentirse asaltado por el Contratista, afectando definitivamente las relaciones de las partes dramáticamente.

¿Pero qué es lo que hace que se llegue a esta situación?, si bien los proyectos pueden tener variaciones en su ingeniería e igual pueden existir interferencias en los proyectos, así como problemas climatológicos, lo que realmente daña la confianza y la relación es el no haber manejado bien este proceso con una adecuada y oportuna comunicación por parte del Contratista, así como por parte del Cliente no haber seguido un proceso formal de control de cambios.

Para entenderlo mejor explicamos cómo es que se llega a este escenario. El contratista inicia la ejecución de su servicio y en el proceso se encuentra con una desviación respecto de la ingeniería, comunica al cliente y este inicia un proceso de control de cambios, la evaluación toma su ciclo de aprobación, y mientras tanto aparece otra desviación, y luego otra y otra que hace que el Cliente comience a dudar de si seguir o no su proceso de control cambios ya que el Contratista comienza a declarar que ya no tiene frente para ejecutar los trabajos y que va a declarar a su gente en stand-by. Como se puede ver las cosas empiezan bien pero luego la excesiva presencia de cambios comienza a alterar la confianza en los procesos formales ya establecidos llegando en muchos casos incluso a que el Cliente apruebe ejecuciones sin presupuesto, por correo o hasta solo verbales. Lo que agrava más el tema es que recién al termino del servicio se presenta todos los adicionales con la sorpresa de que estos equivalen a varios millones de dólares que superan significativamente lo presupuestado.

El Cliente analiza el detalle de lo presentado, y se da con la sorpresa que un gran número de los adicionales son por tiempo y materiales cuando varios pudieron ser por las mismas partidas del contrato, encuentra una sobre asignación de horas de algunos de los recursos de los trabajos por HHs, y sobretodo nota que se aplican gastos generales a todos los adicionales incluso a aquellos que se ejecutaran dentro del plazo contractual. En adición el contratista presenta reclamos de impactos de clima, de interferencias, de standby, de temas administrativos, de mayor gasto general, de gastos financieros, y otros que terminan elevando las tensiones entre las dos partes y se genere la percepción de que el Cliente está siendo asaltado.

¿Pero como se hubiera evitado llegar a esta situación?, primero al tener variaciones significativas en la ingeniería no se debe desarticular el proceso formal de control de cambios, sino más bien darse cuenta que se está en una situación atípica y pedir una reevaluación rápida y total de las variaciones para reevaluar tarifas y condiciones contractuales de acuerdo a los volúmenes de variación. Por el lado del Contratista es importante que tan pronto suceda algún evento estas se comuniquen al Cliente, pero con una visión completa, es decir informando la magnitud de la variación en todo el proyecto y sus impactos en costos y plazos, para seguir el proceso formal de control de cambios con las aprobaciones respectivas. Una validación de la Ingeniería por parte de la Supervisión antes de iniciar la Construcción también es recomendable.

Para evitar los problemas en los reclamos los contratos deben ser específicos y considerar condiciones de clima, de interferencias y standby. Por ejemplo, las interferencias solo son válidas si no se tiene frente donde continuar trabajando, por otro lado, se pueden evitar con una buena planificación y coordinación de la ejecución del trabajo. Los standby se deben declarar en el momento y día en que ocurre donde se deja evidencia que definitivamente el personal no ha podido realizar su labor, esta constancia debe estar firmada por la Supervisión y/o el Cliente. Seguir estas recomendaciones son importantes para contar con una buena relación de largo plazo entre ambas partes.


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