Derribando mitos sobre la automatización en el CD

por: Joel Díaz Freyre -Director Comercial SDI Perú

No son pocas las veces que una empresa desiste o duda de implementar tecnologías de automatización en su CD debido a un mito; por ejemplo, creer que la tecnología es cara, que solo se justifica por la mano de obra ahorrada o que obliga a la disyuntiva de poner todo o nada. Los mitos pueden ser muy peligrosos pues se apoderan fácilmente de la verdad y, en casos como este, impiden oportunidades de crecimiento y mayor eficiencia.

Como responsable del desarrollo del negocio de SDI Perú he tenido el privilegio de interactuar con profesionales de la logística que se desempeñan en muy variados sectores y, en este camino, he identificado lo que podríamos llamar algunos mitos respecto al uso de tecnología (software y equipos mecánicos) en las operaciones de un Centro de Distribución (CD):
1. La tecnología es muy difícil de implementar.
2. La tecnología es cara.
3. O se pone todo o no se hace nada.
4. La tecnología es solo para empresas grandes. La inversión en tecnología no compensa la mano de obra (MO) ahorrada. Como estoy, estoy bien. Solo necesito más gente.

En este artículo quiero mostrarles que dichos mitos no pasan de ser eso –una historia imaginaria que altera las verdaderas cualidades de algo dándoles más valor del que en realidad tienen- pues son ideas construidas sobre malas experiencias que, aunque reales, en algún momento tuvieron lugar al dar enfoques equivocados e ideas que comenzaron siendo buenas.

La tecnología es fácil de implementar (cuando se sabe hacer).
Cuántas veces hemos escuchado lo de “antes de correr, debes aprender a caminar”. El dicho aplica también para la tecnificación de las operaciones dentro de un CD. Los problemas actuales o retos futuros del CD son los “dolores” comunes que nos dicen que algo tenemos que mejorar. Como problemas actuales, por ejemplo, puede tratarse de incremento de SKUs, reposición más frecuente y en pedidos más pequeños; alta rotación de personal, horas extra, curva de aprendizaje extendida; demoras, errores de digitación o de picking, devoluciones, daños, poca visibilidad, baja productividad, falta de información en plazos aceptables para la toma de decisiones. Como retos futuros se puede mencionar, por ejemplo, un plan de crecimiento agresivo de la compañía, incursión en comercio electrónico u otros canales de venta/distribuidores o nuevos territorios, cambios en el modelo de negocio. Un caos que se intenta solucionar instalando software o implementando equipos sofisticados se convierte en “caos tecnológico”.
Los recursos tecnológicos que nos permitirán “volar” vienen después de haber aprendido a caminar y a correr sin caernos; tecnificar el caos no es la alternativa, se tecnifica lo organizado.
Primero se debe optimizar los procesos, definir los roles de las personas y ajustar los recursos existentes y el layout del CD; la tecnología, entonces, llega para dar soporte y multiplicar las capacidades. Tecnificar caos es frustrante, oneroso; tecnificar orden es satisfactorio y genera ahorros e importantes oportunidades de mejora y desarrollo profesional.
Entonces, el momento recomendable para considerar alternativas de solución tecnológicas es una vez que organicemos la operación tan bien como sea posible con los recursos “convencionales”.
Seguir este orden de ideas puede parecer obvio; sin embargo, es alta la frecuencia con la que he encontrado relatos sobre implementaciones fallidas debido simplemente a haber obviado los pasos previos. Así tenemos que el primer mito es falso. Lo difícil e imprescindible de hacer, independientemente de la tecnología a implementar, es ordenar la casa.

La tecnología es económica y se puede implementar de manera escalable. La medida correcta.
Me gusta retar la segunda y la tercera leyenda juntas. Lo hago con otro ejemplo de la vida diaria y personal de muchos de nosotros. La situación me recuerda a esos padres primerizos que, como me pasó a mí  mismo, cuando van a comprar ropa a sus hijos pequeños la compran más grande de la talla que les corresponde pues “crecen tan rápido que no les va a durar y les va a quedar bien cuando crezcan ¡Así ahorramos…!”.
Lo cierto es que, como todos sabemos, le ponemos la ropa al niño, le queda pésimo y cuando crece al tamaño que finalmente hace el match con la ropa, está ya tan usada y maltratada que más vale comprar otra. Tenemos un mal resultado y gastamos (o, más bien, malgastamos) lo mismo. En este caso, el niño viene a ser nuestro CD.
El CD ya está ordenado, hice todo lo que pude por mejorar con los recursos convencionales, sé exactamente lo que estoy haciendo y sé hacia donde voy en términos de la respuesta logística que espera mi empresa en los próximos años. Ahora toca implementar tecnología (la ropa nueva) pero bien dimensionada, de tal manera que pueda responder a la contingencia actual y a la del futuro más inmediato aunque dentro del marco de un plan maestro de implementación escalable con un horizonte de 5-7 años (recomendable) según se vayan cumpliendo supuestos o indicadores que den la alerta para pasar a la siguiente etapa de implementación.
Quien diseñe este plan maestro escalable debe trabajar siempre sobre consideraciones técnicas que incluyan el análisis de cómo las implementaciones paulatinas van a responder a la demanda de la actividad comercial de la empresa y a  hacer viable el siguiente paso del plan escalable.

La inversión en tecnología no solo se justifica por el ahorro en MO.
A veces la visión es tan corta que, por prestar mucha atención a los árboles, no nos damos cuenta que estamos mirando un bosque. Y es que las personas (la MO) son lo más visible y en el top of mind cuando de justificación de costos se trata. Aquí toca abrir un poco más los ojos, tomarse un tiempo, ser más observador para considerar en el flujo (a veces con estimaciones), además del ahorro en MO otros factores que es sumamente importante valorizar, tales como:
1. ¿Cuánto cuestan los errores?
2. ¿Qué costo tiene para la empresa no contar con la eficiencia necesaria para soportar los planes de crecimiento?
3. ¿Cuánto espacio puedo ahorrar? ¿Puedo reducir, por ejemplo, el alquiler de almacenes externos?
4. Sea empresas relacionadas o para terceras, ¿se abre la posibilidad de proveer servicios logísticos especializados como una nueva línea de negocio?
5. ¿He estimado el valor de las ventas que pierdo por no tener la mercadería a tiempo donde debe estar?
6. ¿Qué valor me aporta una mayor estabilidad de la operación?
7. ¿Cuánto reduzco la curva de aprendizaje de un nuevo operario? ¿Cuánto se me facilita la incorporación al 100% de nueva MO?
8. ¿Cuánto reduzco las primas de seguro y los costos por accidentes de trabajo o controles estatales?
9. ¿Cómo me beneficia la capacidad de contar con información en tiempo real y poder tomar decisiones más rápidas y ágiles ante eventos en el mercado?
10. ¿He valorado el impacto tributario de la depreciación de equipos y tecnología en el pago del Impuesto a la Renta de la empresa?

Y la lista podría seguir…
De esta manera, en contraposición a los mitos, tenemos la siguiente realidad:
1. La tecnología no es difícil de implementar si se sabe hacer o se cuenta con el apoyo de un socio estratégico con experiencia. El reto es ordenar la operación antes de diseñar, configurar e implementar la tecnología.
2. La tecnología, bien dimensionada, en el largo plazo, siempre es más económica.
3. La inversión en tecnología puesta frente al costo de MO y otros importantes factores colaterales sí compensa.

Anímense a descubrir el camino a seguir.