La Gestión del Transporte en el área Logística

By: Oscar Hernández
Set.14, 2019
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Por: Juan Cisneros, equipo DATADEC

Generalmente, la gestión del transporte representa uno de los elementos más importantes dentro de los costos logísticos para la mayoría de las empresas. Los desplazamientos de cargas suponen al menos un tercio (33%) de los costos totales de distribución logística, lo que nos permite decir que está por encima de los costos de almacenaje, de gestión de los pedidos y del costo de las existencias.

Además, la selección adecuada de una estrategia de transporte, puede servir para crear una ventaja competitiva de servicio. Las empresas disponemos de elementos para poder influir en los objetivos que se le deben exigir al transporte, y conseguirlo a un precio competitivo:

  • Realizar una gestión que consiga acortar los tiempos de tránsito y la variabilidad de esos tiempos de tránsito.
  • Fiabilidad
  • Seguridad

Lógicamente los beneficios que puede suponer alcanzar estos objetivos, nos puede llevar a mantener menores niveles de inventario debido al aumento de la fiabilidad y seguridad del transporte, que nos permitirá realizar programaciones de disponibilidad de productos que dependan de la regularidad de dichos transportes.

Decisiones básicas en transporte

Con todo lo dicho podemos pensar que la gestión de transporte es un área de decisiones clave dentro del área de la logística integral. Por ello debemos prestar especial atención a la elección del modo de transporte, la programación y diseño de rutas, la elección del vehículo adecuado y la consolidación del envío.

1.- Elección del modo de transporte

Lo primero que debemos plantearnos es la elección del sistema de transporte de entre los cinco sistemas existentes, es decir, entre terrestre por carretera, terrestre ferroviario, marítimo/fluvial, aéreo y ductos (por conductos), o bien, las posibles combinaciones entre ellos. Esta elección suele basarse en múltiples criterios entre ellas el costo, la fiabilidad, la seguridad, las características inherentes de lo que se debe transportar, el tiempo disponible, seguridad, la distancia al destino, etc.

Cada modo de transporte tiene sus ventajas e inconvenientes, tienen sus propias características, normativa, burocracia, disponibilidad, seguros, etc. Un software de gestión bien informado y actualizado respecto a tipos de transporte, disponibilidad, tiempos de tránsito, transportistas disponibles y tarifas entre otras consideraciones, nos ayudará en la toma de decisiones respecto al tipo de transporte que debemos elegir en cada caso, ya que previamente nuestro sistema de almacén SGA sabrá qué unidades de carga se van a transportarse con sus dimensiones y pesos.

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2.- Programación y diseño de rutas.

En esta actividad, el papel del software se hace fundamental. Es la única manera de llegar a un nivel de precisión óptimo debido a la ingente cantidad de ítems que el responsable de transporte debe manejar. Por ejemplo: el número de destinos y su localización, los tiempos de cargas y descargas, los tiempos de tránsitos, los tipos de vehículos disponibles, etc. Por si fuera poco, estos ítems varían con el tiempo debido a múltiples factores: cambios en las unidades de carga de volumen y/o peso, incidencias en ruta, tiempos de espera, imprevistos, tiempos de descanso obligatorio, averías. El software nos permite tener una rápida capacidad de reacción frente a estos imprevistos que no podríamos adaptarnos de otra manera. Además el software siempre tratará de agrupar puntos de descarga, agrupar entre sí las descargas que deban hacerse en días diferentes, por ejemplo, si así lo decidimos, empezar por la parada más lejana al origen para hacer las descargas de retorno, intercalar recogidas con descargas de modo que no se entorpezcan las operaciones entre sí y optimizando el recorrido, programando los descansos en el punto justo en el que no afecte a las entregas, preavisando a los destinatarios de la entrega aproximada y de su contenido.

3.- Elección del vehículo adecuado

Con relación con el punto anterior, una ruta será más eficaz si se realiza con el vehículo más grande posible, es decir, aprovechando su espacio efectivo de carga y su peso máximo admitido. Un buen software hará esta elección partiendo de que sabe tanto los destinos a los que se debe entregar la mercancía, como las unidades de carga que deben entregarse en cada punto, y en base a ellos ha configurado la ruta. Los sistemas de gestión actuales conocen la capacidad máxima de los vehículos (o remolques) que nuestra compañía tiene disponibles (propios o subcontratados) y con todos esos datos realizará el cálculo del cubicaje (cálculo de volúmenes de carga vs. espacio de almacenamiento en el vehículo) para la elección de vehículo óptimo. El software puede realizar este cálculo incluso previamente a realizar las operaciones de consolidación de la carga, ya que cuenta con todos los datos necesarios pudiendo darnos las indicaciones y tiempo para contratar el vehículo correspondiente.

4.- Consolidación del envío

En este caso, es importante destacar cuando nuestro sistema de almacén SGA dispone de toda la información necesaria y puede proponer sacrificar tiempos de ejecución de otros procesos en favor de la orden de carga y su consolidación. Por ejemplo, hablando de transporte en camión, en determinados casos que nosotros podremos configurar, para múltiples destinos el software puede priorizar el picking y la consolidación de las cargas en orden inverso a su orden de reparto, aunque ello suponga invertir algo más de tiempo en las operaciones internas de almacén. De esta manera en el almacén se trabaja en todo momento para que en el muelle las cargas vayan depositándose en el orden en que deben ser introducidas en el transporte, es decir, que la última en cargarse será la primera en descargarse en el primer punto de entrega. Esto es así, porque en ocasiones es posible que en una ruta los tiempos de entrega en destino sean demasiado extensos y, por tanto, compense ralentizar algo más algunas operaciones internas en almacén en favor de un mejor aprovechamiento del tiempo de transporte disponible.

En otras ocasiones quizá no sea así y aunque el orden de carga no debe variar (es decir, que lo último que se cargue sea lo que primero debe entregarse) es posible que nos convenga acelerar la preparación de los pedidos y después, en una zona de consolidación, añadir un proceso que consista en que nuestro SGA nos irá guiando sobre el orden de carga correcto. Para ello será necesario que dicha zona esté subdividida en parcelas identificadas donde ir depositando las unidades de carga que deben enviarse. Con un sistema SGA que tenga en cuenta tanto los tiempos de preparación internos como todos los tiempos de proceso en ruta, la elección del mejor sistema a utilizar se realizará de forma automática en cada caso. Esto nos proporciona mayor flexibilidad ya que nuestros recursos no se emplean en la toma de decisiones complejas, evitamos así despilfarros de recursos y tiempos, ganamos agilidad y mejoramos el flujo de existencias y el nivel de servicio al cliente.

consideraciones transporte

Otras consideraciones sobre el transporte

Un software de gestión puede configurarse para crear la documentación necesaria para cada tipo de transporte. No se requiere la misma documentación para el transporte terrestre que para el marítimo o ferroviario y no es tampoco lo mismo transportar mercancías peligrosas, que pesadas, que maquinaria, etc. Si adaptamos nuestro software para que, una vez realizada la expedición y seleccionado el medio, emita la documentación adecuada y la imprima y/o la remita a los organismos correspondientes evitaremos muchos tiempos de espera, nada desdeñables cuando no se cuenta con esta ventaja.

Aunque no se trate de conceptos a utilizar en la gestión tradicional del transporte, si que consideramos que son planteamientos que afectan de alguna manera al transporte, o, una gestión eficaz del transporte, los hace posibles. Nos referimos a:

  • Crossdocking: es un sistema de distribución en el que la mercancía recibida no es almacenada sino preparada de forma inmediata para su envío. Se transfieren las entregas del punto de recepción al de entrega sin pasar por el almacenaje. Nuestro software de gestión tras la correspondiente recepción de mercancías en nuestras instalaciones, asignará tareas de traslado de mercancías directamente entre los muelles de entrada y expedición correspondientes, ahorrando así excesos de manipulación, riesgos, tiempos y costes innecesarios.

  • Just in time: este concepto resulta inconcebible sin una adecuada gestión de transporte Por ejemplo; cuando abastecemos por este sistema diferentes puntos de una cadena de montaje de automóviles, nuestro sistema de gestión debe apoyarnos ejerciendo un control sobre la secuencia de carga, la ruta de distribución y los puntos de uso de cada una de las cargas. El software estará informado en tiempo real de la trayectoria que sigue nuestro transporte, del momento en que las unidades de carga son descargadas en el muelle de distribución y del momento en que se distribuyen y entregan en el punto de uso. Además de esto puede controlar el lead time de todo el proceso de distribución y retorno de los contenedores o carros vacíos, los tiempos parciales que cada unidad permanece en cada punto y los tiempos de tránsito, de manera que nos ayudará a un mejor cálculo del número de recursos humanos y materiales necesarios para cada tarea que debamos ejecutar en Just in time. Al permitirnos ejercer un control estricto sobre toda la cadena de distribución, abre las puertas a posibles mejoras, aumento de la eficiencia y eficacia de los medios utilizados (importante dadas las penalizaciones que se manejan en este sector por desabastecimiento), capacidad de reacción y ahorro de costes.

Conclusiones

Hemos visto cómo un software de gestión de transporte puede ayudarnos a mejorar trámites administrativos, reducir tiempos de espera, optimizar el espacio de carga disponible y a agilizar rutas de distribución. Además de la optimización del transporte enfocada al ahorro de costes, debemos recordar que una óptima gestión del mismo tiene otros beneficios y ventajas, ya que es el transporte el que pone el producto a disposición del demandante en el momento en que éste lo necesita, permite que el cliente gane confianza en nosotros, le permite reducir sus propios niveles de stocks (gracias a la fiabilidad de nuestro transporte) y mejora el nivel de servicio que le ofrecemos.

Un producto que no consigue llegar a manos del cliente en el lugar y momento en el que éste lo necesita pierde valor y crea insatisfacción, no digamos si nuestro cliente debe reprogramar sus procesos internos por una espera generada por nuestra ineficacia en el transporte y mucho más si ésta es reiterada, una insatisfacción que puede abrir una puerta que nadie desea que un cliente abra: la posibilidad de probar el sabor de la competencia. Poner especial atención en la correcta gestión de este eslabón de la cadena de suministro, puede evitarlo y colocarnos a la cabeza de nuestro sector de actividad.



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