Las tomas de inventario que se pueden realizar y su importancia

By: Redacción Logística 360
Dic.17, 2018
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La logística ya no solo constituye un proceso empresarial ordinario; su existencia no es únicamente una necesidad por el simple hecho de ser pieza o parte de una estructura productiva o comercial. Hoy, ha pasado a ser una actividad estratégica, capaz de darle a una empresa un valor diferencial desde un punto de vista comercial o de servicio al cliente, y desde un enfoque de ahorro por medio de la optimización de costos. Una combinación que desencadena en competitividad -o que al menos colabora en esa dirección-.
Ahora bien, la logística abarca numerosas operaciones estratégicas que se realizan durante o en toda la cadena de suministros. Por ejemplo, una etapa clave en la cadena de suministro de una empresa es el almacenamiento, eslabón en donde se guardan y gestionan materias primas, partes, componentes, productos en proceso, productos terminados, repuestos, suministros industriales y mercancías. Una de las operaciones o tareas más importantes del ciclo de almacenamiento es el control de stock o toma de inventarios.
El propósito principal de la toma de inventario es la verificación de las existencias reales durante el ciclo de almacenamiento (desde la recepción hasta el despacho); asimismo, hacer una comparación del stock físico con el número que aparece en nuestro programa o sistema.
Al hacer ello se puede tener una visión más exacta de la situación en cada momento y poder controlar y definir la situación del stock a nivel tanto físico como financiero. Eso al mismo tiempo permite una eficiente renovación de los inventarios, facilita el picking o surtido de los pedidos, ayuda a vender más, minimiza los costos de pérdidas del almacén; supone evitar gastos por compras duplicadas, gastos por conservación, robos o roturas, etc.
Los aspectos que se deben verificar y comparar en el control de stock son: el tipo de producto, la cantidad del mismo (unidades, peso, volumen, entre otros), el estado de conservación, etc.
Una de las cosas más importantes del control de inventarios es saber el tipo de inventario que se puede realizar. Hay inventarios que se hacen de manera periódica (recuento que se realiza una vez en un periodo de tiempo fijado), existen los inventarios cíclicos o rotativos (recuento de todos los materiales a lo largo de un periodo de tiempo considerado, para volver a repetirse al inicio del periodo siguiente), y también se puede hacer toma de inventarios permanente (que permite un control constante de las existencias, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario; en todo momento se puede conocer la cantidad y valor de las existencias).
En otra clasificación, el control de inventarios se puede realizar de dos formas: está la toma masiva de inventarios, que se realiza una vez al año y que coincide con el cierre del ejercicio contable anual; como su nombre lo indica, se hace el control en masa de todos los productos almacenados. La otra manera es mediante la toma cíclica de inventarios, que se realiza por ciclos cortos en cada uno de los cuales se cuenta un grupo determinado de artículos.
Lo ideal sería que cualquier empresa pudiera conocer su inventario en todo momento; no obstante, esa gestión tiene un coste de tiempo y dinero que puede no ser rentable; por ello, para determinar la frecuencia con que se hará el control, la rotación del stock es un factor que nos dirá cómo hacer la toma de inventarios. Es decir, la frecuencia de los inventarios dependerá del número de veces que se renuevan los productos o materiales. Si un activo, como por ejemplo una máquina, no se renueva más que cada varios años, será suficiente con el inventario anual obligatorio por la legislación contable.
Hacer un inventario único al final del año, hacer toma de inventarios periódicos o hacerlo por conteo cíclico. ¿Por cuál decidirse?
Como último aspecto también hay que tener en cuenta la importancia de las tecnologías en la toma de inventarios. Es aconsejable utilizar mecanismos de codificar los materiales sea por métodos de códigos de barras o códigos RFID. Estos sistemas ayudan a identificar de forma más rápida la mercancía y de poder traspasar esos datos al SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) para que toda la empresa sepa con que cuenta en el almacén.
De esa forma se puede evitar el disgusto de haber cerrado una venta pero no poder mandar el material al cliente porque no se sabía que no lo tenían en los almacenes.

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