Secretos y claves de la optimización de rutas

By: Oscar Hernández
Nov.29, 2021
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por: Hernan Plano – Socio Fundador, Director de Setup Informática

Si se lleva a cabo de forma eficiente, la optimización de rutas puede mejorar notablemente la experiencia de los clientes y a la vez reducir significativamente los costos de la operación diaria.

La tecnología es el motor que hoy mantiene funcionando al mundo y la logística ofrece posibilidades inmejorables para agregar valor y diferenciación. En el panorama actual de negocios, atravesado ferozmente por una pandemia, es imposible perdurar si no nos adecuamos a los nuevos esquemas. Después de todo lo acontecido, ¿es posible sostener un negocio sin adaptarse a los cambios?

Los avances tecnológicos son nuestros aliados estratégicos para lograr las claves de este nuevo contexto: La Maximización de recursos y la satisfacción de los clientes. En esta ocasión nos interesa hablar de un proceso que si se lleva a cabo de forma eficiente, puede mejorar notablemente la experiencia de nuestros clientes y a la vez reducir significativamente los costos de la operación diaria: Hablamos de la optimización de rutas.

La optimización de rutas es el proceso por el cual se logra organizar la distribución de las entregas o repartos al cliente. Tomando el control de nuestra operación logística, la hacemos previsible y obtenemos la trazabilidad de todo el proceso.

¿Qué variables hay que tener en cuenta a la hora de planificar?

Cuando hablamos de optimización de rutas, en líneas generales se presume que, partiendo de un conjunto de direcciones de entrega, las mismas se importan en una herramienta de ruteo, la cual nos muestra en un mapa los recorridos optimizados.

Si bien en teoría funciona de esta manera y este sería el final feliz y deseado de la película, en la práctica, muchas son las variables a tener en cuenta antes de lograr los beneficios esperados.

Cuando evalúo usar una herramienta de planificación, surgen preguntas tales como:

  • ¿Qué pasa cuando en el recorrido encontramos un desvío por alguna eventualidad externa (corte, accidente, etc.)?
  • ¿Qué datos debo brindarle a la solución que utilicemos para que funcione de manera óptima?
  • ¿Cuáles son las variables de optimización que debo usar? ¿Peso, volumen, cantidad de entregas?
  • ¿Cómo registro el proceso de devoluciones?
  • ¿Cómo hago para tener un monitoreo en tiempo real de la operación?
  • ¿Necesito un GPS para que el proceso funcione? Estas y muchas otras preguntas aparecen a la hora de planificar; por eso queremos explicar cuales son las claves esenciales. Modelo de datos: el pilar fundamental del funcionamiento de este proceso En primer lugar, el modelo de datos del cual se deber partir para lograr la optimización puede ser categorizado en tres elementos:
  1. Ubicación del centro de distribución
    El depósito central o CD es el lugar del cual van a partir y regresar los vehículos. Debe ser identificado con su dirección geo-referenciada (es decir, expresada en latitud y longitud) que es la única forma en que puede ser interpretada por una solución de optimización.
  2. Vehículos afectados a la operación
    Los vehículos que llevarán adelante el reparto optimizado deberán contener también información que los identifique y sus características. Se suelen utilizar su código de identificación, la patente, la capacidad, entre otros. Un dato muy importante en este proceso es la condición por la cual se satura el vehículo. La saturación es el criterio por el cual se entiende que se colmó la capacidad de ese vehículo y se debe comenzar a armar el otro. Ese criterio va a depender exclusivamente de los productos que se estén transportando, por ejemplo, si fuesen baterías de auto seguramente utilizaríamos peso, si fuesen cajas de medicamento cuyo peso es prácticamente nulo seguramente utilizaríamos volumen o cantidad de entregas, si fuesen tablets o celulares deberíamos ponderar, además, el valor declarado, para no exceder la cobertura del seguro.
  3. Detalle de pedidos o entregas Para completar el modelo de datos, debemos obtener información sobre los pedidos o entregas. Los datos básicos con los que se deben

contar son: código y nombre del cliente, el producto y la dirección georreferenciada -como dijimos anteriormente- expresada en latitud y longitud. Otros datos relevantes son la ventana horaria de entrega que seguramente fue acordada con el cliente en el momento de la venta y que debemos respetar al programar la salida a Distribución. Por último, el tiempo estimado de servicio o de espera. No es lo mismo la entrega de una caja a un domicilio particular que la descarga de productos en un supermercado, y obviamente esto impacta en el cálculo del tiempo de cada ruta.

También es importante tener en cuenta que, en la misma ruta, se debe lograr organizar el mismo recorrido tanto de entregas como de retiros, facilitando así la recolección de las devoluciones y la logística inversa en general.

Monitoreo de la Operación en tiempo Real

Una vez que los conductores comenzaron sus recorridos, es recomendables contar con tecnologías que nos permitan conocer la efectividad del proceso de distribución en tiempo real para poder adelantarnos ante posibles contingencias o desvíos. Si los repartos fueron programados de manera eficiente deben contar con un horario de entrega establecido o planificado. Este horario se compara con el real para establecer un gap y evaluar si los desvíos fueron razonables y registrar los motivos para lograr oportunidades de mejora. Los envíos rechazados también son datos claves para evaluar la eficacia de la operación.

Al finalizar la jornada, podremos comparar la ruta planificada en un primer momento con la ruta realizada efectivamente. También será pertinente contar con reportes con toda la información correspondiente a los recorridos, los horarios reales y los desvíos.

Principales beneficios de una planificación de rutas eficientes

Entendiendo ahora el funcionamiento de este proceso pasamos a enumerar las ventajas de una planificación eficiente.

Reduce hasta un 40% los costos de transporte.
Reduce significativamente los tiempos de planificación.
Mejora la Satisfacción de los clientes y usuarios finales.
Logramos Trazabilidad de toda la operación en tiempo real.
Reporte con información detallada sobre el trayecto realizado y desvíos de la ruta planificada para encontrar oportunidades de mejora.
Mejora la experiencia de compra de cada uno de los clientes.

Conclusiones:

La integración de la tecnología en la logística y transporte permite generar valor a agregado a toda la operación diaria; este valor se traduce en satisfacción al cliente, generando un posicionamiento de nuestra empresa y alcanzando valiosa información para la posterior toma de decisiones.

La optimización de rutas es fundamental para la reducción de costos en la operación de transporte y la logística. Además, el agregarle valor al servicio implementando la tecnología como aliado estratégico en la empresa, mejora la experiencia del usuario de nuestros clientes, así como también la atracción de potenciales compradores.


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