Eficiencia en la cadena de abastecimiento minorista. Una receta al detal para resultados al por mayor

By: Jorge Choque
Ene.25, 2021
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El sector retail en general requiere prontamente mejorar sus márgenes y desempeño. Qué mejor si lo busca posando su vista sobre la gestión de la demanda y sus inventarios.

Javier Galindo
Mayorga
National Business Development
Manager en Colombia de
Slimstock

El comercio minorista se enfrenta cada vez más a una mayor exigencia en su desempeño. Según el Departamento Nacional de Estadística de Colombia DANE, las ventas porcentuales reales del comercio minorista y vehículos cayeron 14.2% en junio de 2020 respecto al mismo mes del año anterior. El sector retail en general, especialmente los grupos de compañías con mayores caídas en sus ventas originadas por los efectos económicos del COVID-19, requieren prontamente mejorar sus márgenes y desempeño y qué mejor si lo busca posando su vista sobre la gestión de la demanda y sus inventarios.

La industria del retail se caracteriza por contar con una alta variedad de productos y un gran número de tiendas y centros de distribución. Adicionalmente a esto se debe agregar la necesidad de contar con un canal e-commerce fuerte, gestionar perecederos en algunos casos, la búsqueda constante de una alta rotación de su inventario, la optimización del capital de trabajo, la alta competencia, el impulso de las ventas basado en promociones y la gestión de la logística inversa. Estas variables hacen que su desempeño se enfrente cada día a nuevos desafíos buscando los mejores resultados.

Tener una visión clara del negocio, basado en optimizar la gestión del activo más importante de la compañía, su surtido, armonizando las áreas comerciales, logística y financiera con la cadena de suministro, se hace fundamental para superar dicho reto.

En analogía con la gastronomía, tenemos el reto de preparar el mejor menú con los mismos ingredientes pero con otras técnicas y métodos. A continuación una receta con recomendaciones que le ayudará a que su gestión del surtido logre los mejores desempeños en la cadena de valor:

  1. TENER UNA ESTRATEGIA DE SURTIDO CLARA
    El surtido debe abordarse de una manera estratégica. La alta gerencia y las áreas claves del negocio deben conocer cuál es la gama productos y el rol que estos cumplirán. Deben definirse aquellos productos que servirán para atraer nuevos clientes y aquellos para fidelizarlos. Se debe precisar aquellos que se gestionarán Make-to-stock o Maketo-order. Un refrigerador, por ejemplo, podría gestionarse contra pedido, mientras un aparato celular podría encontrarse disponible de forma inmediata para los clientes. Para la toma de decisiones deberá tenerse en cuenta si la estrategia busca la excelencia operativa, una relación cercana con el cliente, el liderazgo de producto o una mezcla de ellos.
  1. UN SALES AND OPERATION PLANNING S&OP QUE ORIENTE LA GESTIÓN
    Las reuniones de S&OP son fundamentales para planear y alinear los objetivos comerciales, logísticos y financieros alrededor de la estrategia y la táctica. Son un escenario ideal para una gestión en equipo y una toma de decisiones consensuada. Si no lo tiene implementado hágalo ahora mismo y garantice que este cuenta con el respaldo de la alta gerencia, se cuenta con fechas periódicas de reunión, reglas claras y metodología.
  1. PRIORIZACIÓN BASADA EN ABC
    A la gestión del surtido se le debe aplicar criterios de priorización. Al contarse con un alto número de productos, será necesario aplicar una pauta para prestarle mayor atención, o asignar mayores recursos, a los productos más importantes sin perder de vista aquellos estratégicos. Utilice una matriz ABC / XYZ para obtener foco. Periódicamente haga ejercicios de priorización pues en retail el producto que hoy es estelar probablemente en un plazo cercano ya no lo será. Aplique este criterio usando información proveniente del forecast de la demanda.
  1. APLIQUE EL CONCEPTO DE NIVEL DE SERVICIO
    Contando con una estrategia de surtido y usando una matriz ABC/ XYZ para priorizar, podrá aplicar políticas de nivel de servicio dando un mayor valor a los productos claves para su retail y uno inferior, por ejemplo, a los long tail. El nivel de servicio es fundamental para determinar el valor del inventario a gestionar y el servicio a prestar, este se debe definir para cada producto en cada ubicación teniendo en cuenta que a mayor nivel, mayor stock de seguridad y mayor capital. Es ideal que los niveles de servicio sean revisados periódicamente con base en la estrategia y resultado o simulaciones sobre la matriz ABC.
  1. NO PIERDA DE VISTA LA COLA LARGA DE SU SURTIDO (LONG TAIL)
    Amazon es un ejemplo de la gestión de surtido apoyado en su long tail. Según Scrapehero.com en 2018 esta compañía contaba con un catálogo de 564 millones de productos. Al margen de que la mayoría de estos se ofrecen a través de un modelo marketplace, su estrategia de productos propios claramente está apoyada en el long tail. Para compañías minoristas como esta, gestionar productos estratégicos de baja rotación resulta importante para que el consumidor encuentre en su portal todo lo que necesita. En este caso, es importante contar con Kpis o seguimientos sobre esta cola de productos lentos, evaluando constantemente la conveniencia de contar con ellos. Implemente indicadores específicos que midan la rentabilidad y su rotación y que ayuden a monitorear sus
    productos tipo C.
    Un buena gestión de productos long tail puede generar alta
    rentabilidad y fidelidad de sus clientes.
  1. CICLO DE VIDA
    Para tener una gestión de la demanda y de inventarios óptima es clave vigilar el ciclo de vida de los productos desde antes de su lanzamiento hasta su retiro del portafolio. Lo recomendable es que existan Kpis y responsables del surtido basado en sus ciclos. Un producto maduro, por ejemplo, debe tener un tratamiento diferente a productos que van camino a su extinción. El modelo de gestión debe tener la capacidad de detectar los cambios de fase en los ciclos de vida.
  1. FORECAST DINÁMICO
    Los pronósticos de venta deben obtenerse de información histórica fiable y sobre cada Sku en cada ubicación. Adopte un modelo de pronóstico específico para cada producto, no use fórmulas únicas para todo el surtido, la demanda de un producto en un sitio es diferente a la venta del mismo artículo en otro lugar. El forecast debe ser enriquecido por las áreas comerciales y sobre él se recomienda analizar y separar, si es necesario, los peaks de la demanda y los eventos excepcionales.
  1. GESTIÓN POR EXCEPCIÓN
    El modelo de la gestión de la demanda y de inventario, por la complejidad y su volumen, debe ser gestionado bajo un criterio de excepciones. El sistema debe informarle cuando el pronóstico se desvía de las ventas reales o cuando se prevé un desabastecimiento o sobrestock.
  1. GESTIÓN DE DATOS
    El sistema de información es fundamental para la toma de decisiones. Asegúrese de tener información limpia y que las áreas financieras, comerciales y logísticas cuentan con los mismos datos. La centralización de la información y procesos que garanticen la fiabilidad, oportunidad y agilidad, es clave para la gestión de su surtido.
  1. COLABORE CON CLIENTES Y PROVEEDORES
    La comunicación es responsable del éxito de cualquier gestión. Comparta y solicite información con sus proveedores y clientes claves, esto le ayudará a anticiparse, honrar compromisos y mejorar su desempeño en la cadena de abastecimiento. Es viable el uso de acuerdo de niveles de servicio y de confidencialidad, sin embargo no se puede olvidar que la confianza genera mayor velocidad como lo ha reflexionado Stephen Covey.
  1. ANALICE BENEFICIOS Y MONITOREE LAS PROMOCIONES Y DESCUENTOS
    Según el portal portafolio.com en Latinoamérica el 25% de las ventas en supermercados se derivan de promociones, sin embargo, no todas las promociones y descuentos resultan favorables. Algunos minoristas carecen de un sistema que permita monitorear y medir beneficios e impactos. Planee las promociones y los descuentos con antelación considerando no solo aspectos comerciales y de marketing sino financieros y logísticos y sea crítico con sus resultados sin dejar de apostar al deseo comercial.
  1. DIGITALIZACIÓN ES UNA OBLIGACIÓN
    La digitalización de su gestión de inventarios es necesaria. Contar con soluciones como ERPs, POS, WMS y herramientas de planeación de la demanda y gestión de inventarios ya no es una necesidad, es una obligación para lograr los desempeños que el retail necesita. Ante la complejidad, la solución es la digitalización. El desafío está sobre la mesa, la receta e ingredientes definidos, así que manos a la obra y que empiece la sinfonía de sabores.


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